Por qué es imposible tener cero mensajes en la bandeja de entrada del email

Limpiar tu bandeja puede hacerte sentir bien, ¿pero realmente vale la pena? (Getty).

Intentar limpiar tu bandeja de entrada parece una tarea interminable. Incluso si logras revisar todos los mensajes, responder los importantes y eliminar la basura, es probable que a la mañana siguiente tu bandeja de entrada vuelva a estar llena.

De acuerdo a una encuesta por email hecha por Adobe a 1.000 trabajadores estadounidenses, los consumidores se pasan comprobando su email personal un promedio de 2,5 horas en un día de una semana normal. Además de eso, dedican un promedio de 3,1 horas comprobando el email de trabajo.

Otro estudio realizado por la herramienta de gestión de tiempo RescueTime dice que dedicamos el 76 % de las horas de nuestros días usando herramientas de comunicación. En promedio, comprobamos nuestras apps de comunicación unas 40 veces al día, o una vez cada 7 minutos y medio durante las cinco horas de nuestro trabajo digital diario.

Limpiar tu bandeja de entrada puede hacerte sentir bien, ¿pero realmente vale la pena dedicar tiempo a dejar “tu bandeja de entrada a cero”?

La mayoría de nosotros probablemente dedicamos más tiempo a comprobar nuestros emails. Es lo primero que hacemos por la mañana y, a menudo, a última hora de la noche antes de irnos a la cama; y actualizamos constantemente nuestras bandejas de entrada a lo largo del día, normalmente sin pensar en ello.

A pesar de esto, la mayoría no tenemos ni idea de cuánto tiempo dedicamos a comprobar nuestros emails. Según una encuesta de AffinityLive, casi un 40 % de los encuestados informaron que nunca controlan el tiempo que dedican a leer y responder emails y un 15 % rara vez lo hace. Solo un 33 % de los encuestados dijeron que controlan el tiempo que dedican “siempre” o “a menudo”.

Más estrés y menos productividad por culpa del email

Al no controlar el tiempo que dedicamos a mirar los emails, fácilmente nos pueden llevar todo el día. Y mientras nos pasamos demasiado tiempo respondiendo, reenviando, haciendo un seguimiento y conectando a una persona con otra, es posible que se nos acumule el trabajo, lo que nos causa una ansiedad excesiva.

La investigación conducida por Gloria Mark, profesora de la Universidad de California, Irvine, reveló que el uso del email está relacionado negativamente con el estrés.

“Cuando un individuo pasa más tiempo en el email durante su jornada laboral, eso se relaciona de forma significativa con una productividad más baja y un mayor estrés”, escribieron los investigadores. “La comunicación es más fácil y rápida a través del email que con otros medios escritos y, por tanto, genera más mensajes a los que la gente les debe dedicar tiempo, no solo a responder, sino a organizar y archivar.

“Igualmente, dado que para el remitente es fácil pedir cosas y delegar trabajo, de esa forma se crean nuevas tareas que el destinatario puede considerar que no son importantes para el trabajo, algunas de las cuales deben realizarse a través del email. El correo electrónico crea interrupciones que implican trabajo extra para que los usuarios vuelvan a orientarse a la tarea en cuestión y podría generar estrés”.

Intentar controlar continuamente el email es un motivo importante de estrés para los trabajadores. Foto: Getty Images.

Si bien los emails han vuelto más rápida y fácil la comunicación, los investigadores sugieren que ha afectado a nuestra productividad en el trabajo. A menudo sentimos que somos más productivos cuando hemos limpiado la bandeja de entrada de nuestro servidor, a pesar de que quizás no hayamos logrado nada que tenga un valor real para nuestra empresa.

En 2014, investigadores de la Universidad de la Columbia Británica descubrieron que comprobar los emails con más frecuencia está relacionado directamente con estrés y la falta de productividad. Para el estudio, se indicó a 124 adultos que limitaran a tres las veces que revisaban los emails al día durante una semana. A otros se les dijo que comprobaran sus emails tantas veces como pudieran. Los resultados mostraron que limitar el uso del email reduce el estrés y aumenta la productividad porque disminuye la multiplicidad de tareas y las distracciones.

También es importante recordar que la mayoría de emails que nos llegan son basura. De hecho, dos tercios (66 %) de los correos que llegan son spam. Muchos de los restantes no son urgentes y no requieren mucho tiempo. Teniendo esto en cuenta, dedicar tiempo a limpiar nuestras bandejas de entrada es una pérdida de tiempo; y podría ser mejor dedicarlo a avanzar con el trabajo para que no se nos acumule.

Consejos para gestionar mejor tus emails

Sin embargo, ignorar nuestros emails y dejar que tu bandeja de entrada crezca de forma incontrolada no es la respuesta. Como mucha gente puede atestiguar, ver cómo se acumulan los mensajes sin leer puede generar incluso más ansiedad y estrés. “La gente también han informado que han tenido ansiedad por no mantenerse al día con su bandeja de entrada, lo que podría dar como resultado que se pierdan información importante”, informaron los investigadores de la Universidad de California en Irvine.

Un mejor enfoque es pensar cuánto tiempo pasamos mirando los emails y reducirlo. Eso podría significar dedicar 20 minutos cada dos horas para responder a cualquier cosa urgente, en lugar de revisar los mensajes cada vez que veas una notificación.

También es importante priorizar lo que necesita responderse de inmediato y dejar lo que pueda esperar. En lugar de dedicar una hora a comprobar el correo no deseado, intenta buscar ciertas palabras clave. Si te olvidas de la tan ansiada “bandeja de entrada vacía”, podrás hacer más cosas.

Lydia Smith